Application mobile de gestion des notes de frais
À propos de ce projet
Cette application mobile révolutionne la gestion des notes de frais en éliminant le processus papier traditionnel. Conçue pour simplifier la vie des employés et optimiser le travail des équipes comptables, elle permet une saisie rapide et intuitive des dépenses directement depuis le smartphone. L'utilisateur peut facilement enregistrer ses frais professionnels en quelques clics : sélection de la date, renseignement de l'établissement, choix du type de dépense dans une liste prédéfinie, saisie du montant et ajout d'une photo du justificatif. L'interface épurée guide l'utilisateur à travers chaque étape sans complexité technique. Le système intègre un workflow d'approbation intelligent avec des statuts visuels clairs : en attente de traitement, accepté mais pas encore remboursé, ou définitivement remboursé. Les règles métier sont intégrées (limite de remboursement de repas à 20€/jour, interdiction de parking et péages hors heures de travail, petit-déjeuner autorisé uniquement si non inclus dans l'hôtel). Pour les équipes comptables, l'application centralise toutes les demandes avec les justificatifs photographiques, facilite la validation en lot et automatise la génération des fichiers de remboursement. Elle réduit considérablement les erreurs de saisie, les justificatifs perdus et les allers-retours entre employés et comptabilité, tout en accélérant les délais de remboursement.
Fonctionnalités Clés
- Saisie mobile simplifiée: Interface mobile intuitive pour enregistrer rapidement les frais : date, établissement, type de dépense, montant et photo du justificatif en quelques gestes
- Gestion intégrée des justificatifs: Prise de photo directe des reçus et factures depuis l'application. Stockage sécurisé et association automatique aux notes de frais correspondantes.
- Workflow d'approbation intelligent: Système de validation à plusieurs niveaux avec statuts visuels : en attente, accepté, remboursé. Notifications automatiques pour chaque changement d'état.
- Règles métier intégrées: Application automatique des politiques de l'entreprise : plafonds de remboursement, restrictions horaires, types de frais autorisés selon le contexte professionnel.
- Suivi en temps réel: Visualisation instantanée du statut de chaque demande de remboursement. Historique complet des notes de frais avec possibilité de filtrage et recherche.
- Interface de gestion comptable: Back-office dédié pour les équipes comptables permettant la validation en lot, l'export des données et la génération automatique des virements de remboursement.
- Catégorisation automatique: Classification intelligente des dépenses par type (transport, restauration, hébergement, fournitures) avec suggestions basées sur l'historique utilisateur.
- Contrôle de conformité: Vérification automatique des montants, dates et types de frais selon les politiques internes. Alertes en cas de non-conformité avant soumission.
- Export et intégration comptable: Génération automatique des fichiers d'export compatibles avec les logiciels comptables. Intégration possible avec les systèmes ERP existants.
Accueil
État initial de l'application avant saisie de notes de frais
Liste des Notes de Frais
Vue d'ensemble des demandes avec statuts visuels et montants
Accueil avec Filtres
Interface d'accueil avec filtrage par statut et période
Création de Note de Frais
Interface de saisie complète : date, établissement, type, montant et justificatif photo
Détail d'une note de frais
Suivi détaillé du traitement avec statuts de validation et remboursement
Menu de vavigation
Navigation principale avec accès aux différentes sections et aide utilisateur
Aide et Règles
Documentation des règles métier et signification des statuts
Défis Rencontrés
Le principal défi résidait dans la contrainte temporelle extrême et l'absence totale de budget, je devais développer une solution complète en un temps record sans serveur ni moyens financiers. Il fallait user d'ingéniosité en exploitant au maximum les outils cloud gratuits et les plateformes no-code. L'architecture hybride combinait glide, power-apps, et diverses APIs gratuites, nécessitant une expertise approfondie de leurs limitations. Chaque service gratuit impose des quotas stricts (requêtes, stockage, bande passante) particulièrement critiques pour les photos de justificatifs. L'utilisation d'outils no-code limitait la personnalisation, obligeant à adapter les besoins métier aux contraintes techniques plutôt que l'inverse. La synchronisation entre services disparates et la conception d'une solution évolutive sans budget représentaient des défis architecturaux majeurs.
Leçons Apprises
La leçon la plus marquante a été la relativité des moyens techniques face à l'importance primordiale de la résolution du problème utilisateur. La technique, les outils ou les moyens financiers ne sont pas l'essentiel : ce qui compte, c'est apporter une réponse concrète à un besoin réel, peu importe les moyens employés. Les contraintes budgétaires extrêmes sont devenues un catalyseur de créativité, forçant l'exploration de solutions alternatives souvent plus élégantes. L'adaptabilité face aux limitations techniques s'est révélée plus précieuse que la maîtrise d'outils sophistiqués. Ce projet a confirmé qu'une solution imparfaite mais fonctionnelle livrée rapidement vaut mieux qu'une architecture parfaite jamais réalisée. Les outils gratuits actuels offrent des possibilités extraordinaires : la barrière à l'entrée n'est plus technique ou financière, mais créative et méthodologique. La technique doit rester un moyen au service du besoin, jamais une fin en soi.